Irodatechnika

Telefax

A telefaxok már jó ideje szerves részei a mai irodáknak. A néhány éve még általánosan alkalmazott telefaxok ún. tekercses hőpapírral működnek, legnagyobb előnyük a kedvező ár, az alacsony fajlagos működési költség és a minimális karbantartási igény. Hátrányuk, hogy a hőpapíron levő információk idővel elhalványulnak, illetve eltűnnek. A folyamatosan csökkenő árak és az érkezett iratok információinak tartóssága miatt elterjedtek a normál papírral működő telefaxok. Léteznek olcsóbb, tintasugaras, vagy termo transzferes működési elvű és magasabb áron lézer kategóriájú telefaxok.
Egyes készüléktípusok számítógéppel összekötve multifunkciós berendezésként üzemelhetnek, vagyis faxként, szkennerként, fénymásolóként és nyomtatóként is használhatók. Ezek kapacitása, adatátviteli sebessége többszöröse a hagyományos berendezéseknek. Ha szükséges, a berendezés PDF formátumba konvertálja a dokumentumot, tehát a számítógépről közvetlenül küldhető fax – papírra nyomtatás nélkül.

Fénymásoló

Van-e még olyan iroda, amelyben a telefonkészülékek, faxok, alközpontok mellett ne lenne megtalálható valamilyen fénymásoló is?! Nem valószínű. Ha a havi másolási igény alacsony, úgy elegendő lehet egy ún. titkársági másoló is. Mivel a kis teljesítményű gépek fajlagos önköltsége magas, ezért növekvő havi másolási terhelés esetén egyre nagyobb kapacitású gépet célszerű választani. Az analóg berendezéseket szinte teljesen felváltották a digitális fénymásolók.
A digitális fénymásoló alapelve az intelligens, nagy kapacitású memóriára épül. A készülék mindössze egyszer olvassa be az eredeti anyagot a memóriába, majd innen nyomtatja a kívánt példányszámot. Ez az eljárás egyrészt kíméli az eredeti példányt, főképpen pedig a másológépet, melynek így kisebb a karbantartás igénye. A készülékek formája modern, esztétikus; ergonómiája elősegíti a könnyű kezelhetőséget.

A nagy kapacitású memória más előnyökkel is jár:

lehet szerkeszteni a dokumentumot;
faxként és nyomtatóként is alkalmazható a megfelelő modulok segítségével;
számítógépes hálózatba építve gazdaságos és hatékony felhasználást tesz lehetővé;
szortírozással sorozatokat másolhatunk, amelyeket már összeválogatva vehetünk kézbe;
másoló automatikusan érzékeli a másolandó dokumentum formátumát, és a szükséges papírméretet alkalmazza, a megfelelő álló vagy fekvő formában;
a 600 dpi felbontás magasan jobb minőségű képminőséget eredményez, mint a hagyományos másolás;
élettartamuk jóval hosszabb, mint az analóg fénymásolóké, hiszen az alkatrészek kopása igen csekély.

Iratmegsemmisítők

Az elrontott fénymásolatok, a cégek bejövő és kimenő iratainak bizalmas volta indokolja az iratmegsemmisítő gépek mind gyakoribb alkalmazását. Kevésbé bizalmas és kisebb mennyiségű irat esetén elegendő egy kis teljesítményű, szélesebb csíkokra vágó gép. A nagyobb, keskenyebb csíkokra és keresztben is vágó gépek akár egy irattár igényeit is képesek kielégíteni.